Control de inventario: kardex, métodos y software

¿Qué es el control de inventario y por qué se descuadra?

El inventario se descuadra cuando una venta, una devolución o un ajuste no deja rastro en el mismo lugar.

El control de inventario es el proceso de registrar cada movimiento de mercancía (compras, ventas, devoluciones, traslados entre bodegas, mermas y ajustes) para que el saldo del sistema coincida con lo que hay en el estante y con lo que dice la contabilidad. No es una foto que se toma a fin de mes: es una película que se graba movimiento por movimiento.

Casi todos los descuadres vienen de las mismas cinco causas. Ventas que se registran tarde o no se registran, sobre todo las de WhatsApp o las que se cobran por Nequi y nadie digita. Devoluciones que vuelven al estante sin volver al sistema. Traslados entre la tienda y la bodega que se hacen de palabra. Mermas y productos dañados que se botan sin ajuste. Y, cada vez más, dos canales de venta que descuentan del mismo stock sin hablarse.

La consecuencia práctica no es solo contable. Vendes en la web un producto que ya no existe y toca cancelar el pedido y devolver el dinero. Compras de más porque el saldo dice que se acabó cuando en realidad había veinte unidades en otra bodega. Y al cierre del año el costo de ventas no cuadra con la declaración de renta.

Un buen sistema de inventario, sea una hoja de cálculo o un software, se sostiene sobre una regla sencilla: el saldo nunca se escribe a mano, se calcula sumando movimientos. Esa regla tiene nombre en contabilidad, y se llama kardex.

¿Qué es un kardex y cómo se llena? (ejemplo)

Un kardex es una tarjeta por producto donde cada fila es un movimiento y el saldo se recalcula después de cada uno.

El kardex de inventario es un registro por referencia (un SKU, una talla, un sabor) con tres bloques de columnas: entradas, salidas y saldo, cada uno en unidades y en pesos. Cada compra suma, cada venta resta al costo vigente y el saldo se actualiza en la misma fila. Así puedes reconstruir cuánto había y cuánto valía cualquier día del año.

El ejemplo de abajo usa promedio ponderado, el método más común en pymes colombianas. Parte de 100 unidades a $10.000 y registra dos compras a precios distintos y dos ventas. Fíjate en que las ventas salen al costo promedio del momento, no al precio de venta: el kardex mide costo, no ingresos.

Si el mismo ejercicio se hiciera por PEPS, la venta del 12 de octubre saldría completa del lote inicial a $10.000, es decir $800.000 en lugar de $832.000. Esa diferencia es la que cambia la utilidad bruta del mes y es la razón por la que el método se elige una vez y se mantiene.

¿PEPS, promedio ponderado o identificado: qué método usar?

Promedio ponderado para productos homogéneos, PEPS cuando el lote importa e identificación específica para piezas únicas.

En Colombia no eliges el método por gusto fiscal. El artículo 65 del Estatuto Tributario dice que, para los obligados a llevar contabilidad, los métodos de valoración de inventarios son los de la técnica contable, y la DIAN, en el Oficio 914503 de 2021, remite a la NIC 2 del marco compilado en el Decreto 2420 de 2015. Desde la Ley 1819 de 2016 ya no hace falta pedir autorización a la DIAN para cambiar de método, aunque conviene documentar el cambio y sus razones.

La NIC 2 solo contempla tres fórmulas, y cada una encaja en un tipo de negocio distinto:

• Promedio ponderado: recalcula el costo unitario después de cada entrada, como en el ejemplo anterior. Encaja en productos intercambiables que compras muchas veces a precios distintos: ropa básica, insumos, café empacado.
• PEPS (primeras en entrar, primeras en salir): las unidades más antiguas son las primeras que salen, a su costo original. Encaja cuando el lote y la fecha de vencimiento importan: alimentos, cosméticos, medicamentos.
• Identificación específica: cada unidad conserva su costo real. Es la indicada para artículos que no son intercambiables, como motos con número de serie, joyas, obras o equipos de alto valor.
• UEPS (últimas en entrar, primeras en salir): sigue apareciendo en cursos y plantillas viejas, pero la NIC 2 no lo incluye entre las fórmulas permitidas. No lo uses para la contabilidad bajo NIIF en Colombia.

¿Hasta dónde aguanta un inventario en Excel?

Excel funciona mientras una sola persona registra y hay un solo canal de venta; el primer canal extra lo rompe.

Un inventario en Excel es perfectamente válido para empezar. Con una hoja de movimientos, una tabla de productos y una fórmula de saldo (o una tabla dinámica) puedes llevar un kardex correcto para decenas de referencias. Lo que importa es respetar la regla: una fila por movimiento y el saldo calculado, nunca escrito.

Los problemas aparecen por el uso, no por la herramienta. Dos personas editando a la vez sobrescriben datos. Alguien corrige un saldo «a mano» para que cuadre y se pierde el rastro. Las ventas del ecommerce se digitan una vez al día, así que durante horas el archivo dice que hay stock que ya se vendió. Y no hay forma de saber quién cambió qué.

La señal clara de que tocó techo es esta: ya vendes por más de un canal y necesitas que el stock se descuente en el momento de la venta, no cuando alguien abra el archivo. En ese punto ninguna fórmula lo arregla, porque el problema es de sincronización. Si además ves que el resto de la operación ya vive en hojas sueltas, tenemos una guía completa sobre las señales de que tu empresa ya superó Excel.

¿Cómo sincronizar inventario entre tienda física y tienda online?

Un solo sistema debe ser el dueño del stock; los canales solo lo leen y le reportan ventas.

La regla que evita casi todos los problemas es tener una única fuente de verdad. Un sistema, sea el POS, el ERP o un módulo de inventario propio, es el dueño del saldo. La tienda online (WooCommerce, Shopify o Mercado Libre) no inventa stock: lo recibe de ese sistema y le avisa cada venta para que la descuente.

El error típico es la sincronización en dos sentidos sin dueño. La web descuenta, el POS descuenta, cada uno le copia su saldo al otro y en algún momento se pisan: un pedido entra justo cuando se está actualizando y el saldo vuelve atrás. Con un dueño claro, el flujo queda así: la venta llega por webhook o API, el sistema registra un movimiento de salida y publica el nuevo saldo a todos los canales.

Hay tres decisiones que conviene tomar desde el principio. Cuánto stock de seguridad reservas por canal, para que una venta en el mostrador no deje un pedido web sin producto. Qué pasa con los pedidos pendientes de pago por PSE o Wompi: si apartan unidades o no. Y cómo se registran los productos que se venden en paquete pero se compran por unidad, que es donde más se descuadran los inventarios mixtos.

¿Software genérico o módulo de inventario a la medida?

Si tu inventario se parece al de cualquier tienda, compra software; si tu operación transforma o empaca producto, evalúa construirlo.

Para la mayoría de comercios, un software de inventario genérico es la respuesta correcta. Los programas contables colombianos ya traen bodegas, kardex y valoración de inventario, conectados a la factura electrónica. Alegra, por ejemplo, publica planes con límites de bodegas por plan, y Siigo ofrece planes POS con control de existencias. Si compras y vendes el mismo producto sin transformarlo, empieza por ahí.

El software genérico se queda corto cuando tu operación tiene pasos que no existen en una tienda estándar: compras materia prima y vendes producto terminado, produces por lotes con merma, armas kits o combos, o necesitas saber el costo real de cada lote para calcular el margen de cada pedido. Ahí la plantilla te obliga a llevar la mitad del proceso por fuera, otra vez en Excel.

Ese fue el caso de Broo ERP, el sistema que construimos para una marca de café de especialidad: el inventario se registra solo por movimientos inmutables, el costo de cada lote se congela al despachar y la tienda en WooCommerce recibe el stock del ERP sin importarlo de vuelta. Antes de construir algo así, compara costos y alcance con calma; si lo que necesitas es contabilidad e inventario estándar, un software existente te va a salir más barato.